Ondernemers zijn verplicht om een administratie bij te houden en de bijbehorende boeken, bescheiden en gegevensdragers te bewaren. De administratie moet zodanig zijn ingericht dat controle daarvan door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk
is. Iedere vastlegging in een onderneming behoort in beginsel tot de administratie en dient daarom ook bewaard te blijven. Afhankelijk van de aard van de onderneming vallen de in een geautomatiseerd bestel- en kassasysteem ingevoerde detailgegevens onder de
wettelijke bewaarplicht. Met behulp van de detailgegevens kan de verantwoording van de omzet in geld worden geverifieerd aan de hand van een op goederenniveau te leggen verband tussen de in- en verkoop. Een kassasysteem met onvoldoende mogelijkheid om detailgegevens
te bewaren kan ertoe leiden dat de ondernemer niet aan zijn administratieplicht heeft voldaan, tenzij de administratie voldoende andere gegevens bevat die een afdoende controle van de verantwoorde omzet in geld mogelijk maken.
Een ondernemer, die een restaurant en cafetaria exploiteerde, bewaarde de papieren kassarollen en de Z-afslagen van de kassa. Het kassasysteem had niet de mogelijkheid om detailgegevens digitaal te bewaren na het moment waarop een Z-afslag is gemaakt. De
omstandigheid dat de Belastingdienst niet binnen een redelijke termijn een controle kon uitvoeren lag volgens de ondernemer aan de gehanteerde controlemethode. Volgens de inspecteur ontbraken er kassarollen en Z-afslagen. De aanwezige kassarollen waren niet
of moeilijk leesbaar. Het controleren van de kassarollen zou volgens de inspecteur veel tijd kosten. Vanwege het ontbreken van kassarollen en de slechte leesbaarheid van de aanwezige kassarollen stelde de rechtbank vast dat door het ontbreken van detailgegevens
niet aan de administratieplicht was voldaan.
